מהו תוכן דיגיטלי?
זהו מידע דיגיטלי שנמצא בתוך מיכל מתאים (קובץ), שעטוף בשכבת נתונים (מאפייני תוכן הקובץ) המאפשרים שימוש נוח בו. את הקובץ ניתן לאחזר על סמך המאפיינים, ולפעמים גם בעזרת התוכן.
התוכן הארגוני נמצא בפורמט דיגיטלי או במידע מודפס / נייר.
מידע ארגוני דיגיטלי קיים בתצורת "מידע מובנה" המאורגן באופן מסודר בתוך בסיסי נתונים
(כמו מערכת ERP), והוא קיים בתצורת "מידע לא מובנה" - כמסמכים בודדים או קבוצות מסמכים הנמצאים במקומות שונים בארגון
(כמו קבצי אופיס וסרטונים).
חשוב ראשית להבדיל בין מספר הגדרות בסיסיות:
זהו מידע דיגיטלי שנמצא בתוך מיכל מתאים (קובץ), שעטוף בשכבת נתונים (מאפייני תוכן הקובץ) המאפשרים שימוש נוח בו. את הקובץ ניתן לאחזר על סמך המאפיינים, ולפעמים גם בעזרת התוכן.
התוכן הארגוני נמצא בפורמט דיגיטלי או במידע מודפס / נייר.
מידע ארגוני דיגיטלי קיים בתצורת "מידע מובנה" המאורגן באופן מסודר בתוך בסיסי נתונים
(כמו מערכת ERP), והוא קיים בתצורת "מידע לא מובנה" - כמסמכים בודדים או קבוצות מסמכים הנמצאים במקומות שונים בארגון
(כמו קבצי אופיס וסרטונים).
חשוב ראשית להבדיל בין מספר הגדרות בסיסיות:
- מסמך - קובץ דיגיטלי המכיל מידע ו/או נתונים.
- רשומה - (לא מה שאתם מכירים) מסמך בעל מאפייני חובה ההופכים אותו למסמך קביל חוקית (בעל משמעות רשמית / משפטית).
- חתימה אלקטרונית -
- מאובטחת - חתימה באמצעות הצפנה א-סימטרית.
- מאושרת - חתימה מאובטחת אשר מקבל המסר החתום זיהה ע"י גורם מוסמך שאישר חתימה תקינה.
- מסמך ממוחשב - עונה על שני התנאים:
- נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים.
- חתום ב"חתימה אלקטרונית מאושרת" או ב"חתימה אלקטרונית מאובטחת".
- ניהול קבצים - מדבר על היררכיה וקיבולת אחסון (File management).
- ניהול מסמכים - מדבר על בקרה אפקטיבית על המסמכים (Document management).
- ניהול רשומות - מדבר על מעקב החלטות ופעולות עסקיות (Records management).
- ניהול תכנים - טיפול בהתאם לכללים המתאימים בכל הקבצים הדיגיטליים המכילים תוכן בר-משמעות, לא רק במסמכים. דוגמה: קבצי שמע, קטעי וידאו...
אז מה הצורך בכלל? צורך פנים ארגוני - לא תרצו לעבוד כך:
או כך...
שימו לב, מלבד ניהול תקין, שימור ידע גלוי, מידע על קיומם של המידע והידע שכבר נצברו בארגון ומניעת חזרה על עבודות שבוצעו בעבר - הצורך בניהול המסמכים רלוונטי מאוד בתמיכה בתהליכים לזרימות עבודה וניהול איכות כמו הסמכה של מעבדת או צרכים משפטיים שונים... קידום הארגון לכיוון משרד נטול נייר יהווה צעד לקראת ארגון ירוק יותר ויביא לחסכון כספי (פחות נייר, פחות מדפסות, ארונות ושטח חדרים לאחסון מידע).
אז ברור שרשומה צריכה להיות מהימנה, מקורית, שלמה ונגישה ובהקשר שמור.
בקרת תיעוד - אישור מסמכים והוצאתם לאור, שיטה להבטחת זמינות של גרסאות מעודכנות של מסמכים, שמירה וסימון גרסאות מסמכים שאינם בתוקף - לצורך שמירת מידע או מטעמים חוקיים.
בקרת רשומות - קיימים נהלים לזיהוי, איסוף, קטלוג, גישה, מילוי, אחסנה, תחזוקה וסילוק של רשומות איכות ורשומות טכניות, והנהלים כוללים גם דרישה שיהיה ניתן לקרוא אותן, אחרת מה זה שווה? קיימים נהלים להגנה וגיבוי, מניעת שינויים לא מאושרים וכו'.
"תוצאות סקר מראות שעובדי ידע מבזבזים יותר מ-20% מזמנם בפעולות הקשורות למסמכים"
אהה ספרו לי על זה...בזבוז זמן! איסוף וארגון תגובות, איחוד מידע מכמה מסמכים, השקעת זמן במסמכי נייר, איסוף וארגון מידע מטפסים, אי אפשר למצוא מסמכים, בעיות גרסאות ומה לא!
MetaData יכול לסייע
"נתונים על נתונים" - ובעברית: מאפיינים. יכול להיות מאפיינים של מערכת הקבצים או מאפיינים של התוכן עצמו.
- MetaData יכול להוסיף אינפורמציה שאינה כתובה בתוכן עצמו, אשר עשויה לסנן בחיפוש את התוצאות המתאימות בלבד. לדוגמה - שדה תאריך, שם הכותב, שם פרויקט, שם יחידה ארגונית...
- MetaData יכול לסייע באחזור המידע (איתור ושליפה).
- MetaData מוצלח הוא כזה שמביא לידי ביטוי את ההקשר שבמסגרתו נכתב המסמך הרלוונטי.
הצורך בשפה אחידה - (אין מה להיבהל) טקסונומיה, אונטולוגיה ופולקסונומיה בארגונים
- טקסונומיה - אוסף מונחים המקובלים בארגון
- אונטולוגיה - מפת הקשרים בין המילים המדוברות בארגון
- פולקסונומיה - תיוג ע"י משתמשים. כמו ענן תגיות.
ניהול תכנים ארגוני - ECM
המונח ECM מתייחס לאסטרטגיה להתמודדות עם כל סוגי התוכן הארגוני ולמוצרי תוכנה לניהול כל מחזור חיי התוכן הארגוני. הבסיס לצורך הוא שמירת התכנים - המידע המובנה - בבסיסי נתונים וכן לטיפול בתכנים אחרים שנוצרות כתוצאה מתיעוד (טקסטים, גרפים וכו') הנוצרים בתוכנות שונות או מיובאים לארגון ממקור חיצוני.
ניהול תכנים ארגוני הוא תהליך מסודר של טיפול בכל התכנים הארגונים, כולל ביצוע עקבי של רישום ותיעוד באופן המאפשר שימור התכנים ואחזורם. ניהול תכנים טוב שומר את המידע הארגוני בצורה נוחה לשימוש.
נשמע פשוט? התכנון לכך הוא לא כזה פשוט. איך נקבע מה מסמך ומה רשומה? או מה יהיה מערך ההרשאות? איך נטפל באימייל שמתקבל? איפה נשמור? אמצעי גיבוי? ומה לגבי שרידות, סידור? איך נתייחס למסמכים הנדסיים? ואיך נמצא מה שנרצה??
יש לנו הרבה אתגרים. מערכת ניהול מסמכים תעזור לאגור את המסמכים במקום מרכזי ונגיש, תמנע ריבוי גרסאות, תשמש כמקור יחיד לגרסה עדכנית ביותר וכך גם תקטין משמעותית את נפח האחסון והעומס על מערכות התקשורת הארגונית, ע"י משלוח קישורים במקום מסמכים.
דגשים לתכנון ויישום מערכת לניהול תכנים בארגון:
- הניהול המרכזי - על בסיס ניתוח תהליכי היצירה והשימוש במידע
- בניית חתכי אחזור בהתאם להקשרים בהם המידע נדרש
- המטרה היא שימוש בתכנים, ולכן יש לשים דגש לאחזור התכנים
- מידע נלכד במקום בו הוא נוצר, ומסופק במקום בו הוא נדרש
- כל פריט מידע נמצא במקום פיזי אחד, אבל ניתן להגיע אליו במגוון הקשרים
- קיימת הפרדה בין המידע לתצוגות שלו
איך נתייחס לדואר אלקטרוני? בארגונים רבים מיילים מהווים נדבך מרכזי, אבל שילוב שלהם במערכת ניהול מסמכים מחייב מספר החלטות: בחירת המיילים שיועלו למערכת, מי מעלה, מה עושים עם קבצים מצורפים ואיזה שרשורים נדרש להעלות.
לסיכום
כיום בארץ ארגונים רבים אינם מנהלים את המסמכים בארגון, וכתוצאה מכך ידע רב אינו מנוצל ותהליכים רבים מומצאים מחדש. בחלק מהארגונים בישראל קיימים "איים" של מאגרי מסמכים הנמצאים רק ביחידות בהם חובה לנהל מסמכים. יש ארגונים בהם המסמכים מנוהלים במערכות תפעוליות שונות ואין קישור ביניהן - כמו תכנוני ייצור ששמורים במערכות תכנון וגם במערכות ה-ERP השולטות על הייצור. אם הצלחתם להבין את החשיבות בניהול אפקטיבי של התוכן בארגון - עשיתי את שלי :)
