יום ראשון, 22 ביוני 2014

משחוק בארגונים (gamification)

או - קידום ניהול הידע באמצעות משחוק 

מה זה משחוק? אנו משחקים כבר מגיל 0, וממשיכים לשחק כל החיים. יכול להיות משחק לימודי לשחקן יחיד, או משחקים מקוונים - שמתקיימים באתר אינטרנט כלשהו והשחקן יושב מול מסך המחשב או משתמש בטלפון. במקרה זה אפשר לשחק אך ורק אם יש תקשורת לאינטרנט. כאשר במשחק מקוון משתתפים כמה שחקנים, ברוב המקרים הם אינם נמצאים פיזית ביחד. 
משחקים מקוונים רבי משתתפים - MMOG = Massive Multiplayer Online Game - זהו משחק מקוון בו משתתפים שחקנים רבים שבדרך כלל לא מכירים איש את רעהו.

אלמנטים של משחקים בהם משתמשים מתכנני המשחקים כדי לגרום לאפקט הרצוי הם הישג יחסי - תחרותיות, עמידה ביעדים וסטטוס, מעקב - היזון חוזר. 

יישומי משחוק בארגונים זהו שימוש בטכניקות של משחקים מקוונים לעידוד התנהגויות רצויות של עובדים, לקוחות וכלל הציבור. לדוגמה - פיתוח יכולות דרושות. בכך נקדם את צרכי הארגון. מה צפוי לנו לצרכים פנים ארגוניים? הגדלת פריון עבודה, עידוד חדשנות, עידוד מובנה של תרבות - "מותר לטעות", עידוד ושיפור יחסים בין-אישיים, קידום הידע ע"י עידוד למידה... אבל מה שבטוח משחוק אינו מיועד להפוך את העסק למשחק!
את היכולת המובנית ליצירת מוטיבציה להשתתף במשחקים, את כוח ההשפעה לחיבור אנשים לצוותים ושיתוף פעולה להשגת המטרה ואת היכולת ללמידה וטיפוח הידע - נרצה ליישם בסביבה העסקית.
יש לדאוג לעמידה הדרגתית באתגרים או לפיתוח המיומנות בשלבים.

תנאים להצלחה של משחוק:

  1. הבנת העקרונות והדרכים השונות ליצירת מוטיבציה במשחקי מחשב
  2. הבנת הצרכים העסקיים
  3. חיבור מוצלח של תנאים 1 + 2
מתכנן המשחק נדרש לתכנן משחק שההשתתפות בו מקדמת יעדים ארגוניים, גורמת לשחקנים להיכנס למשחק (עובדים או לקוחות) ולייצר התנסויות שיגרמו להם לרצות ולהישאר במשחק.

עובדים שמחים - תורמים יותר.
יצירת כיף בעבודה מאפשרת להפוך פעילות שגרתית לפעילות מהנה ולהשפיע על התנהגות בכיוון רצוי.
תגמול - יכול להיות מוחשי ולא מוחשי. 
במחקר שנעשה ב-MIT התברר שתגמול כספי מהווה תמריץ שלילי לעובדי ידע.

יישומי משחוק בניהול ידע

כלים לניהול ידע חברתי - 

  • רשת חברתית
  • קהילה / אתר צוות
  • ויקי ארגוני
  • בלוג
  • מיקרו-בלוג (טוויטר)
  • תיוג 
  • RSS
צריך לגרום לעובדי הידע לרצות לתרום תכנים ולרצות לשתף בידע שלהם. משימות הקשורות בהעלאת תכנים ושיתוף ידע יגרמו לעובדים לשתף ידע וגם לעשות זאת היטב, ההתקדמות במשחק מתבצעת בצעדים קטנים ברורים וברי השגה. ככל שהשחקנים מתקדמים במשחק הם לומדים כיצד לשתף את הידע שלהם בצורה נוחה לחברים שלהם וגם לבנות את הרשת שלהם שתאפשר להם לדלות מידע וידע מכל המומחים בארגון לטובת הלקוחות. 
אצלנו בארגון - אנשים מבוגרים עם הרבה ידע שנמצא רק אצלם בשנים הקרובות יצאו לפנסיה, יש בעיה של שימור הידע. נראה לי שכדאי להכניס את זה אצלנו בארגון... 


יום שבת, 21 ביוני 2014

תרבות ניהול ידע

תרבות היא מכלול הדעות, הערכים, האמונות, ההבנות, המנהגים והנורמות המשותפים לאנשים בחברה מסוימת. 
תרבות ארגונית היא מונח כולל לאוסף הערכים, הנורמות והמנהגים הקיימים בארגון.
לבוש, סמלים, טקסים ומונחים ייחודיים הם ברובד הגלוי, והערכים החברתיים ונורמות בארגון הם ברובד הסמוי.
התרבות הארגונית ברובה היא ברובד הסמוי.
שאלות המגדירות תרבות ארגונית - איך אנחנו מתייחסים זה לזה, איך עושים פה דברים ולמה, מה נחשב לבעיה ואיך מתייחסים אליה כשהיא צצה, מה באמת חשוב וכן הלאה.
החלק המודע שלנו מנחה את קבלת ההחלטות והחלק התת מודע - מגדיר מה טוב ומה רע.

ארגון מצוין הוא ארגון בו תרבות של משמעת גבוהה ואתיקה של יזמות גבוהה.
בארגון כזה, תרבות הארגונית משלבת חופש עם אחריות. העובדים ממושמעים ומוכנים להתאמץ כדי למלא את משימותיהם, והיא אינה דרישה לציות עיוור.
יישומי ניהול ידע מוצלחים חייבים לכלל את כל 4 המרכיבים - תהליכים, תכנים, טכנולוגיה ותרבות ארגונית.

תרבות ניהול הידע מושפעת מהתרבות הארגונית הכוללת של הארגון ומהווה גורם מרכזי בהצלחה או בכישלון של הקמה והטמעה של מערכות ניהול ידע בארגון.
ידע נותן כוח למחזיקים בו בארגון כאשר הוא דרוש לפעילות ארגונית כלשהי ו/או משמש בסיס לפעולה/החלטה - ובנוסף - כאשר הוא ייחודי למחזיק בו.

המפתח לניצול ידע סמוי בארגונים הוא שיתוף
מחסומים לשיתוף ידע ברמת הארגון  -מידע רגיש, מדיניות הרשאות, חוסר התייחסות הולמת של ההנהלה.
כדי ליצור תרבות שיתוף בידע צריך להשליך לפח הרגלים רעים. 

המשמעות בשטח לתרבות של ניהול ידע - קובעת איזה ידע ראוי ללמידה ולשיתוף, מגדירה את היחסים בין הידע של העובדים לידע הארגוני, יוצרת את הרקע לפעילות הגומלין שבה נעשה שיתוף ידע במצבים השונים, נותנת צורה לתהליכים שבהם נוצר ידע חדש, מקבל לגיטימציה ומופץ בארגון.

בארגונים שונים יש שונות בהתייחסות לידע - באופן הפעולה הפורמלי במבנה ארגוני, במערכות היחסים הפנימיות, באבטחת המידע, ביחס לזמן עבודה מול זמן למידה, בנגישות למערכות מידע וללמידה בכלל.
בארגונים ביטחוניים רבים תרבות אבטחת המידע היא הכרחית - כל המידע חסוי, ורק למי שיש הרשאה ספציפית יכול לגשת למידע. הגישה החדשה היא ההכרח לחלוק - כל המידע פתוח למעט מידע שמוגדר כחסוי.


יום חמישי, 19 ביוני 2014

בלוגים ארגוניים ושיווק באינטרנט

בלוגים בארגונים

למה בלוג טוב לעסק? 
היום כולם מחפשים מידע באינטרנט, שואלים את ד"ר גוגל וקוראים חוו"ד של חברים שלהם בפייסבוק.
עסק חייב לייצר לעצמו פלטפורמה שעליה הוא שולט מבחינת נראות, תכנים ותפוצה עם קהילה אוהדת.
הפלטפורמה - קיימת באינטרנט, גם באמצעות בלוגים.

הצורה הקלה ביותר לייצר תכנים שיגיעו להרבה משתמשים היא תוכן באינטרנט באמצעות בלוג.
היתרון על פני יתר הפלטפורמות - אין זמן מוחשי, כי דברים שנכתוב היום, יכולים להיות משמעותיים למי שיקרא אותם גם בעוד שנתיים. בנוסף, הם בשליטת העורך - בעל העסק.
ככל שייכתבו יותר תכנים, כך גוגל יאהב את הבלוג יותר, ולכן כשיחפשו מוצר כזה או אחר שקשור לעסק - בעלי הבלוגים יופיעו ראשונים לעומת עסקים מקבילים ללא בלוגים.

מיתוג אישי
זהו תהליך שבו האדם משווק כמותג. תהליך מסוג זה, שמפעיל האדם על עצמו, מיועד לקדמו בחייו העסקיים, המקצועיים והאישיים. מיתוג אישי הוא תהליך יצירת מוניטין.
החשיבות - אנשים מעדיפים בד"כ להסתמך על המלצות של גולשים מוכרים וחברים ברשת, לפני שהם מחליטים ממי לרכוש שירות או מוצר. לכן, יש חשיבות מכרעת שנהיה מקוונים וחברים ברשתות חברתיות. ככל שהמיתוג שלנו ברשת יהיה טוב יותר, כך יגבר הסיכוי שיותר אנשים יכירו אותנו - תהיה להם דעה חיובית עלינו וגם יהיו מוכנים להמליץ עלינו.

ובאמצעות בלוגים? הם מאפשרים לנו לייצר קהל עוקבים בעלי עניין, ומאפשרים לחזור ולהזכיר לקהל מה תחום המומחיות שלנו. בבלוגים ניתן להכניס מילות מפתח שיקדמו את האתר.

שיווק אינטרנטי
מונחי יסוד: 

  • באנר - קטע פרסומי, בד"כ מלבני, המניע גולשים ללחוץ עליו על מנת לקבל פרטים נוספים.
  • cookie (עוגייה) - אתרי אינטרנט מסוימים שותלים קוד במחשב הגולש על מנת לזהות אותו כאשר הוא חוזר לאתר.
  • מותג - מוצר בעל סימני זיהוי חיצוניים מוגדרים המזוהים אתו באופן בלעדי.
כיום הפעילות באינטרנט היא דו-כיוונית, ניתן להעלות תכנים ללא עלות והמשתמשים מוסיפים תועלת וכוח הלקוחות גדל.

למה להפיץ מידע באינטרנט?
שיווק - לחשיפת מותגים, לייצור דיאלוג עם הלקוחות (כולל פוטנציאליים), לביצוע פעולות להגדלת סיכוי לרכישה.
העברת מידע ושיתוף במידע - קטלוגים, חוברות הדרכה...
יתרונות הפרסום באינטרנט - מעורבות, מיידיות, פילוח, מדידה ועלויות.
הלקוח במרכז- הוא מצפה לקבל את מה שהכי טוב, בכל מקום ובכל זמן, במחיר הוגן ועם אפשרות להגיב ולקבל מענה. נוכחות מקוונת רצויה.

פלטפורמות ושיטות לשיווק מקוון

  • דואר אלקטרוני -  השיווק באמצעות הדוא"ל הוא כ"כ מוצלח, עד שישנם אנשים שהמקצוע שלהם הוא איסוף מאות ואלפים של כתובות דואר אלקטרוני באמצעות תוכנות הסורקות את האינטרנט, ויצירה של מאגרי מידע מפולחים אותם הם מוכרים לחברות. היקף השיטה יורד והולך, כי הרבה מההודעות נחשבות באופן חוקי לספאם ויש שיטות מקוונות נוחות יותר.
  • שיווק מקוון - לייצור תכנים מעניינים, אמצעי הפצה מהירים וזולים ויכולת שיתוף הלקוחות:
    • בלוג
    • טוויטר
    • ויקי
    • יוטיוב
שיווק ברשתות חברתיות
רשת חברתית זהו אתר המאפשר לכל גולש לפתוח לעצמו דף אינטרנט משלו ולהעלות אליו תכנים - תמונות, סרטונים וליצור קשר עם חברים אחרים. הרשתות החברתיות משמשות תשתית לשמירה על קשרים וליצירת קשרים חדשים לצרכי חברה, עבודה, משפחה, שיווק, פרסום ועוד. בעצם ניתן לחלק לרשת חברתית "חברתית" ורשת חברתית "מקצועית".

שיווק ויראלי הוא מסר שיווקי המועבר מפה לאוזניים ומתפשט באופן דומה להתפשטות וירוס. קשריםחלשים - מסייעים למעבר הויראלי של המסר השיווקי בין רשתות שונות. זה כולל המלצות מפה לאוזן, שיתוף חוויית המוצר או השירות ...
התועלת בפרסום בפייסבוק - כאשר הלקוחות לא סתם צופים בפרסומת אלא ממליצים עליה ("לייק") הם הופכים לשותפים להפצה בכך שהם גם מעבירים אותה לחברים באופן אוטומטי.

לסיכום, שיעור מעניין שמראה תחומים חמים וחדשים בנושא השיווק ופרסום באינטרנט בשילוב תועלות נוספות של בלוגים ומיתוג אישי באמצעותם. וזו רק ההקדמה.. :) 



יום ראשון, 15 ביוני 2014

ויקיפדיה וקהילות ידע בארגונים

או יותר נכון - ויקי (WIKI) בארגונים.

ויקיפדיה היא פרויקט ניהול מידע וידע המוצלח והנפוץ ביותר בהיסטוריה האנושית.
אולי לא הכרתם את זה - במבנה הדף תוכלו לבחור באפשרות "הצגת מקור" ובאפשרות "גרסאות קודמות".
יש אפשרות "שיחה" לגבי תוכן במחלוקת ובסרגל בצד יש ניווט.

תכונות עיקריות

  • כתיבה ע"י מספר "תורמים"
  • שמירה אוטומטית של הגרסאות, כלומר כל שינוי או עדכון ערך -נשמר
  • אפשר להשוות תוכן גרסאות ולראות את השינויים
  • לכל עדכון מופיע מי ביצע את העדכון
  • תוכן במחלוקת ניתן ללבן בדף 
ויקי זה פלטפורמה פשוטה לכתיבה משותפת של תכנים מבוססת על טכנולוגיה כמו או בדיוק של ויקיפדיה עצמה.
הויקי מאפשר קיום אינטראקציה ארגונית בתוכן פשוט ונוח.


ויקי ארגוני מורכב מדפים, כשכל דף הוא ערך בפני עצמו. ערך יכול להיות ערך אנציקלופדי כמו בויקיפדיה כמו "לונדון" או "אבולוציה". הדף יכול לרכז את כלל החומרים בנושא מסוים בתוך הארגון, גם בהקשר אופרטיבי - למשל "תכנית עבודה לאגף ייצור", "אמנת צוות שירות לקוחות". דף יכול להיות גם דף מידע ארגוני לפנים הארגון או ללקוחות מבחוץ. בעצם, כל דבר שאפשר לכתוב על דף נייר - אפשר לכתוב כערך בוויקי. 

יתרונות
  • פשוט וקל לשימוש, נוח ואינטואיטיבי
  • מאפשר הוספה ועריכה של תכנים ע"י מספר כותבים בקלות
  • המידע נשמר בהקשר המתאים
  • אפשר להשאיר תוכן חלקי
  • ניתן להשתמש בהרשאות
  • שמירת גרסאות אוטומטית עם אפשרות השוואה
  • שמירה אוטומטית על שרת
  • גישה דרך דפדפן
  • קיים מנגנון חיפוש פנימי
שימושים אפשריים בארגון
  • אנציקלופדיה / מילון לארגון
  • בניית מאגר ידע מקצועי
  • כלי תפעולי למרכזי שירות
  • תיעוד טכני, מדריכי שימוש ועוד
מה ההבדל? ויקיפדיה פתוח לכל העולם וכל אחד יכול לכתוב, המטרות לא אחידות וזה רק אנציקלופדיה. בארגון יש הרשאות, רק עובדים מורשים והמטרה משותפת, הויקי הארגוני הוא גם אנציקלופדיה וגם כלי.


קהילות ידע
זרימת הידע בארגון מתבצעת בחלקה הגדול באמצעים לא פורמליים כגון דיונים מקצועיים, שיחות, הדגמות ועוד, אבל התרומה של עובדים להגדלת הידע הארגוני היא "התנדבותית". דרוש אמצעי לשיפור תהליכי זרימת הידע הלא פורמלי, כולל בין עובדים מיחידות שונות או כאלו הנמצאים במיקומים גאוגרפיים שונים.

לימוד קולקטיבי וירטואלי ופנים אל פנים - לימוד בקבוצה, תקשורת רב-אישית - תקשורת רב-אישית רב-כיוונית באינטרנט כמו רשתות חברתיות. כמו Waze - כשמורידים את האפליקציה, הופכים לחלק מקהילת נהגים מקומית שמאחדים כוחות להשגת ניווט מושכל, וביחד חוסכים זמן ומשפרים את מסלול הנסיעה היומיומי של כולם.

 קהילת ידע היא קבוצה של אנשים שיש להם נושא משותף כלשהו - מקצועי או ניהולי - ומרצונם החופשי משתפים ידע בצורה המאפשרת הפרייה הדדית ולמידה קבוצתית. תהליכי שיתוף הידע מתבצעים ברובם בתקשורת - מפגשים ופעילויות וירטואליות.

קהילות הידע הופכות את הידע הרלוונטי להן לחלק בלתי נפרד מפעילותן ומשמשות למעשה כמאגר ידע דינמי. קיים פוטנציאל לפיתוח המקצועי של העובדים ובעקבות זאת לתרום ליכולת העסקית של הארגון. קהילות ידע בארגונים מאפשרות לאנשי מקצוע לדון בפרויקטים המתבצעים בארגון ולבחון בעיות נפוצות, הצעות ייעול, רעיונות חדשניים ועוד, במטרה לייעל ולשפר את תהליכי העבודה.



יום שלישי, 3 ביוני 2014

רשתות קשרים חברתיים

להלן סיכום מתומצת של הרצאה 7 בנושאים פורטלים ארגוניים ורשתות חברתיות (עם מספר עובדות שימושיות).

רשתות קשרים וחברים:
איך העולם נהיה שטוח? סקירה היסטורית על דור האינטרנט -
הכל התחיל במשהו ממשלתי עם מעט אנשים - Email.
דור 2 - האינטרנט הציבורי.
דור 3 - האינטרנט החדש - מקושרים תמיד, יש אינטרנט למשתמש הפרטי.
דור 4 - מדובר על 100Mbps - 1Gbps --> שינויים מהירים.

תורת הגרפים - הגדרות בסיסיות:
n - מספר החברים / הצמתים / האמצעים

  • חוק סרנוף Sarnoff כוחה של הרשת - תקשורת חד כיוונית - כמו טלוויזיות. כוחה של הרשת תלוי אך ורק במספר החברים ברשת (מספר מכשירי הטלוויזיה - n)
  • Metcalfe's Law - קשר דו כיווני - כמו טלפונים. בין שני טלפונים יש קשר אחד. בין חמישה טלפונים יש 10 קשרים. כשזה מגיע לערכים גדולים יותר, מספר הקשרים כאן שואף ל - n^2.
  •  Reed's Law - רשתות גדולות במיוחד - כמו רשתות חברתיות. מספר אקספוננציאלי של קשרים (בערכים גדולים זה שואף ל- 2 בחזקת n קשרים - כל אחד מתקשר עם כל אחד).
ניסוי מיליגרם:
רוצים ליצור קשר עם אדם כלשהו בעולם - אם מתחילים מאדם אקראי אחר, כמה אנשים נוספים צריכים לעבור כדי למצוא אדם שמכיר ויכול ליצור את הקשר?
המספר הממוצע היה 5.5 - צריכים להגיע דרך 6 אנשים כדי להגיע לכל יעד בעולם.

חוזק קשרים ברשתות חברתיות:
  • חוזק קשר בין אישי הוא שילוב של הזמן, העוצמה והאינטימיות בקשר (כמה מכירים אחד את השני).
  • קשר חזק בין A ל- B מתאפיין בחפיפה גדולה של חברים משותפים.
רשת מסוג עולם קטן:
אלה קבוצות קטנות עם קשרים חזקים בתוך הקבוצה וקשרים חלשים לחברים בקבוצות אחרות.
למשל: קבוצת שחקני קולנוע ששיחקו יחד באותו סרט.
האם הרשת אקראית? כנראה שלא, היא נקראת "רשת חסרת סקלה".
בהתפלגות "חסרת סקלה" אין מספר קישורים אופייני לכל צומת. היא מאופיינת עם הרבה חברים ומעט קשרים ומעט חברים עם הרבה קשרים. לדוגמה - רשת האינטרנט, שמורכבת מחברים בעלי שונות גבוהה מאוד - חברים עם קשרים בודדים ועד חברים עם מספר עצום של קשרים (אלפים ואפילו עשרות אלפים).
רוב הרשתות האמיתיות בפועל הן רשתות חסרות סקלה. אין מספר קשרים אופייני ויש צומת מרכזי עם הרבה קשרים. דוגמאות: דפי אינטרנט, חיבורי ראוטרים, מדענים בעלי חיבור משותף של עיתונים ואפילו קשרים מיניים בין אנשים.

עמידות של רשתות בפני התקפה:
במקרה שמשהו ייפגע - יהיה משהו תחליפי. רשת חסרת סקלה היא עמידה מאוד בפני התקפות, בגלל הצמתים (החברים) המרכזיים שמקושרים להמון צמתים אחרים. בעיה אחת - אם פוגעים בצומת מרכזי, נדפקנו, אבל אם המתקפה אקראית אז הסיכויי נמוך לפגוע דווקא בצומת מרכזי, כי יש מעטים כאלה.

חשיבות הקשרים החלשים:
כל עולם קטן קשור לעולם אחר בקשר חלש. הבסיס - הקשרים החלשים עוזרים להגיע לעולמות, קהלים וצמתים, שלא מגיעים לשם בזכות קשרים חזקים.
השפעה קולקטיבית של קשרים חלשים - 10 חברים קרובים (קשרים חזקים) ו- 100 "סתם חברים" (קשרים חלשים) לאדם מסוים. נניח שהסיכוי שחברים קרובים ישתפו משהו הוא 50% ושל "סתם חברים" הוא 15%. התוצאה - הסיכוי לשיתוף משהו מקשרים חלשים גדול בהרבה מהסיכוי לשיתוף מקשרים חזקים.

ואיך זה חשוב למדע? תוצאות שפורסמו בכתב העת New Scientist במאי 2011 על חשיבות יחסית של תרומות משתתפים בקהילת ידע בינלאומית של מתמטיקאים שהוקמה כדי לפתור בעיה מסוימת - פרויקט Polymath1. כנראה שזה עזר...

הערך המוסף של הרשתות החברתיות בארגונים:
המידע והידע נמצאים ברשתות - במערכות המידע, בתכנים לסוגיהם ובראשים של העובדים.
קיים צורך ארגוני בסיסי לאפשר לאנשים הנכונים גישה אל המידע והידע הנכונים, במקום בזמן ובהקשר המתאימים. עובד המחפש מידע, רוצה לקבל במקום אחד את כלל המידע המתייחס ללקוח, פרויקט, מוצר או אירוע מסוים. יכולת אגרגציה של כלל המידע אפשרית, כאשר יש הפרדה בין המערכות הארגוניות השונות בהן נאגר המידע לבין האחזור והתצוגה של התוצאות.
באמצעות טכניקות וכלים של ניהול ידע, ניתן למצוא תכנים בהקשרים רלוונטיים, ויש את היכולת להתייעץ עם אנשים נוספים - לשאול שאלות ולקבל תשובות, להעלות רעיונות ולקבל משוב ועוד.
הערך המוסף של הרשתות הוא ההיעזרות בידע סמוי של אנשים, באנשים לאיתור תכנים ובתכנים לאיתור אנשים!

מה זה פורטל ארגוני?
אוסף אתרים כדוגמת אתרי האינטרנט תחת מטרייה ארגונית אחת, כולל דף בית דרכו ניתן להגיע לכל אתרי המשנה. זו מסגרת לריכוז פעילויות כאשר התפריטים נגישים מכל מקום. ניתן להגדיר פורטל גם כפתרון - אתרים מתקדמים המשלבים בתוכם נתונים, מידע וידע. הפורטל מכיל אתרים ותכנים לפי יעד.
דף הבית, שער הכניסה הראשי לארגון, משמש במה להנהלה, לנציגי העובדים ולעובדים. הוא אידיאלי להעברת מסרים כלליים וניהול הידע נעזר בדף הבית לשיווק פעילות הידע הארגונית.
הפורטל מכיל קהילות ידע בנושאים מוגדרים, אתרי ויקי ארגוני, ניהול מסמכים וסביבת עבודה.
התצוגה והניווט אחידים עם התאמה אישית, איסוף ואחזור מידע, אפשרויות שיתוף ומאפשר זרימת עבודה מסודרת של נתונים ומידע לפי חוקים ארגוניים שנקבעו מראש.
פורטל מוצלח הוא כזה שהמשתמשים מרוצים - מרגישים שיפור ביכולת התפקוד שלהם, קבוצות משתמשים אחרות נלחמות על קדימות בהקמת פורטל לצרכים שלהן ויש הצדקה עסקית (ROI, החזר השקעה).