משחוק בארגונים (gamification)

או - קידום ניהול הידע באמצעות משחוק 

מה זה משחוק? אנו משחקים כבר מגיל 0, וממשיכים לשחק כל החיים. יכול להיות משחק לימודי לשחקן יחיד, או משחקים מקוונים - שמתקיימים באתר אינטרנט כלשהו והשחקן יושב מול מסך המחשב או משתמש בטלפון. במקרה זה אפשר לשחק אך ורק אם יש תקשורת לאינטרנט. כאשר במשחק מקוון משתתפים כמה שחקנים, ברוב המקרים הם אינם נמצאים פיזית ביחד. 
משחקים מקוונים רבי משתתפים - MMOG = Massive Multiplayer Online Game - זהו משחק מקוון בו משתתפים שחקנים רבים שבדרך כלל לא מכירים איש את רעהו.

אלמנטים של משחקים בהם משתמשים מתכנני המשחקים כדי לגרום לאפקט הרצוי הם הישג יחסי - תחרותיות, עמידה ביעדים וסטטוס, מעקב - היזון חוזר. 

יישומי משחוק בארגונים זהו שימוש בטכניקות של משחקים מקוונים לעידוד התנהגויות רצויות של עובדים, לקוחות וכלל הציבור. לדוגמה - פיתוח יכולות דרושות. בכך נקדם את צרכי הארגון. מה צפוי לנו לצרכים פנים ארגוניים? הגדלת פריון עבודה, עידוד חדשנות, עידוד מובנה של תרבות - "מותר לטעות", עידוד ושיפור יחסים בין-אישיים, קידום הידע ע"י עידוד למידה... אבל מה שבטוח משחוק אינו מיועד להפוך את העסק למשחק!
את היכולת המובנית ליצירת מוטיבציה להשתתף במשחקים, את כוח ההשפעה לחיבור אנשים לצוותים ושיתוף פעולה להשגת המטרה ואת היכולת ללמידה וטיפוח הידע - נרצה ליישם בסביבה העסקית.
יש לדאוג לעמידה הדרגתית באתגרים או לפיתוח המיומנות בשלבים.

תנאים להצלחה של משחוק:

1. הבנת העקרונות והדרכים השונות ליצירת מוטיבציה במשחקי מחשב
2. הבנת הצרכים העסקיים
3. חיבור מוצלח של תנאים 1 + 2

מתכנן המשחק נדרש לתכנן משחק שההשתתפות בו מקדמת יעדים ארגוניים, גורמת לשחקנים להיכנס למשחק (עובדים או לקוחות) ולייצר התנסויות שיגרמו להם לרצות ולהישאר במשחק.

עובדים שמחים - תורמים יותר.
יצירת כיף בעבודה מאפשרת להפוך פעילות שגרתית לפעילות מהנה ולהשפיע על התנהגות בכיוון רצוי.
תגמול - יכול להיות מוחשי ולא מוחשי. 
במחקר שנעשה ב-MIT התברר שתגמול כספי מהווה תמריץ שלילי לעובדי ידע.

יישומי משחוק בניהול ידע

כלים לניהול ידע חברתי - 

• רשת חברתית
• קהילה / אתר צוות
• ויקי ארגוני
• בלוג
• מיקרו-בלוג (טוויטר)
• תיוג 
• RSS

צריך לגרום לעובדי הידע לרצות לתרום תכנים ולרצות לשתף בידע שלהם. משימות הקשורות בהעלאת תכנים ושיתוף ידע יגרמו לעובדים לשתף ידע וגם לעשות זאת היטב, ההתקדמות במשחק מתבצעת בצעדים קטנים ברורים וברי השגה. ככל שהשחקנים מתקדמים במשחק הם לומדים כיצד לשתף את הידע שלהם בצורה נוחה לחברים שלהם וגם לבנות את הרשת שלהם שתאפשר להם לדלות מידע וידע מכל המומחים בארגון לטובת הלקוחות. 

אצלנו בארגון - אנשים מבוגרים עם הרבה ידע שנמצא רק אצלם בשנים הקרובות יצאו לפנסיה, יש בעיה של שימור הידע. נראה לי שכדאי להכניס את זה אצלנו בארגון... 

תרבות ניהול ידע

תרבות היא מכלול הדעות, הערכים, האמונות, ההבנות, המנהגים והנורמות המשותפים לאנשים בחברה מסוימת. 
תרבות ארגונית היא מונח כולל לאוסף הערכים, הנורמות והמנהגים הקיימים בארגון.
לבוש, סמלים, טקסים ומונחים ייחודיים הם ברובד הגלוי, והערכים החברתיים ונורמות בארגון הם ברובד הסמוי.
התרבות הארגונית ברובה היא ברובד הסמוי.
שאלות המגדירות תרבות ארגונית - איך אנחנו מתייחסים זה לזה, איך עושים פה דברים ולמה, מה נחשב לבעיה ואיך מתייחסים אליה כשהיא צצה, מה באמת חשוב וכן הלאה.
החלק המודע שלנו מנחה את קבלת ההחלטות והחלק התת מודע - מגדיר מה טוב ומה רע.

ארגון מצוין הוא ארגון בו תרבות של משמעת גבוהה ואתיקה של יזמות גבוהה.
בארגון כזה, תרבות הארגונית משלבת חופש עם אחריות. העובדים ממושמעים ומוכנים להתאמץ כדי למלא את משימותיהם, והיא אינה דרישה לציות עיוור.
יישומי ניהול ידע מוצלחים חייבים לכלל את כל 4 המרכיבים - תהליכים, תכנים, טכנולוגיה ותרבות ארגונית.

תרבות ניהול הידע מושפעת מהתרבות הארגונית הכוללת של הארגון ומהווה גורם מרכזי בהצלחה או בכישלון של הקמה והטמעה של מערכות ניהול ידע בארגון.
ידע נותן כוח למחזיקים בו בארגון כאשר הוא דרוש לפעילות ארגונית כלשהי ו/או משמש בסיס לפעולה/החלטה - ובנוסף - כאשר הוא ייחודי למחזיק בו.

המפתח לניצול ידע סמוי בארגונים הוא שיתוף
מחסומים לשיתוף ידע ברמת הארגון  -מידע רגיש, מדיניות הרשאות, חוסר התייחסות הולמת של ההנהלה.
כדי ליצור תרבות שיתוף בידע צריך להשליך לפח הרגלים רעים. 

המשמעות בשטח לתרבות של ניהול ידע - קובעת איזה ידע ראוי ללמידה ולשיתוף, מגדירה את היחסים בין הידע של העובדים לידע הארגוני, יוצרת את הרקע לפעילות הגומלין שבה נעשה שיתוף ידע במצבים השונים, נותנת צורה לתהליכים שבהם נוצר ידע חדש, מקבל לגיטימציה ומופץ בארגון.

בארגונים שונים יש שונות בהתייחסות לידע - באופן הפעולה הפורמלי במבנה ארגוני, במערכות היחסים הפנימיות, באבטחת המידע, ביחס לזמן עבודה מול זמן למידה, בנגישות למערכות מידע וללמידה בכלל.
בארגונים ביטחוניים רבים תרבות אבטחת המידע היא הכרחית - כל המידע חסוי, ורק למי שיש הרשאה ספציפית יכול לגשת למידע. הגישה החדשה היא ההכרח לחלוק - כל המידע פתוח למעט מידע שמוגדר כחסוי.

בלוגים ארגוניים ושיווק באינטרנט

בלוגים בארגונים

למה בלוג טוב לעסק? 
היום כולם מחפשים מידע באינטרנט, שואלים את ד"ר גוגל וקוראים חוו"ד של חברים שלהם בפייסבוק.
עסק חייב לייצר לעצמו פלטפורמה שעליה הוא שולט מבחינת נראות, תכנים ותפוצה עם קהילה אוהדת.
הפלטפורמה - קיימת באינטרנט, גם באמצעות בלוגים.

הצורה הקלה ביותר לייצר תכנים שיגיעו להרבה משתמשים היא תוכן באינטרנט באמצעות בלוג.
היתרון על פני יתר הפלטפורמות - אין זמן מוחשי, כי דברים שנכתוב היום, יכולים להיות משמעותיים למי שיקרא אותם גם בעוד שנתיים. בנוסף, הם בשליטת העורך - בעל העסק.
ככל שייכתבו יותר תכנים, כך גוגל יאהב את הבלוג יותר, ולכן כשיחפשו מוצר כזה או אחר שקשור לעסק - בעלי הבלוגים יופיעו ראשונים לעומת עסקים מקבילים ללא בלוגים.

מיתוג אישי
זהו תהליך שבו האדם משווק כמותג. תהליך מסוג זה, שמפעיל האדם על עצמו, מיועד לקדמו בחייו העסקיים, המקצועיים והאישיים. מיתוג אישי הוא תהליך יצירת מוניטין.
החשיבות - אנשים מעדיפים בד"כ להסתמך על המלצות של גולשים מוכרים וחברים ברשת, לפני שהם מחליטים ממי לרכוש שירות או מוצר. לכן, יש חשיבות מכרעת שנהיה מקוונים וחברים ברשתות חברתיות. ככל שהמיתוג שלנו ברשת יהיה טוב יותר, כך יגבר הסיכוי שיותר אנשים יכירו אותנו - תהיה להם דעה חיובית עלינו וגם יהיו מוכנים להמליץ עלינו.

ובאמצעות בלוגים? הם מאפשרים לנו לייצר קהל עוקבים בעלי עניין, ומאפשרים לחזור ולהזכיר לקהל מה תחום המומחיות שלנו. בבלוגים ניתן להכניס מילות מפתח שיקדמו את האתר.

שיווק אינטרנטי
מונחי יסוד: 

• באנר - קטע פרסומי, בד"כ מלבני, המניע גולשים ללחוץ עליו על מנת לקבל פרטים נוספים.
• cookie (עוגייה) - אתרי אינטרנט מסוימים שותלים קוד במחשב הגולש על מנת לזהות אותו כאשר הוא חוזר לאתר.
• מותג - מוצר בעל סימני זיהוי חיצוניים מוגדרים המזוהים אתו באופן בלעדי.

כיום הפעילות באינטרנט היא דו-כיוונית, ניתן להעלות תכנים ללא עלות והמשתמשים מוסיפים תועלת וכוח הלקוחות גדל.

למה להפיץ מידע באינטרנט?
שיווק - לחשיפת מותגים, לייצור דיאלוג עם הלקוחות (כולל פוטנציאליים), לביצוע פעולות להגדלת סיכוי לרכישה.
העברת מידע ושיתוף במידע - קטלוגים, חוברות הדרכה...
יתרונות הפרסום באינטרנט - מעורבות, מיידיות, פילוח, מדידה ועלויות.
הלקוח במרכז- הוא מצפה לקבל את מה שהכי טוב, בכל מקום ובכל זמן, במחיר הוגן ועם אפשרות להגיב ולקבל מענה. נוכחות מקוונת רצויה.

פלטפורמות ושיטות לשיווק מקוון

• דואר אלקטרוני -  השיווק באמצעות הדוא"ל הוא כ"כ מוצלח, עד שישנם אנשים שהמקצוע שלהם הוא איסוף מאות ואלפים של כתובות דואר אלקטרוני באמצעות תוכנות הסורקות את האינטרנט, ויצירה של מאגרי מידע מפולחים אותם הם מוכרים לחברות. היקף השיטה יורד והולך, כי הרבה מההודעות נחשבות באופן חוקי לספאם ויש שיטות מקוונות נוחות יותר.
• שיווק מקוון - לייצור תכנים מעניינים, אמצעי הפצה מהירים וזולים ויכולת שיתוף הלקוחות:
• בלוג
• טוויטר
• ויקי
• יוטיוב

שיווק ברשתות חברתיות

רשת חברתית זהו אתר המאפשר לכל גולש לפתוח לעצמו דף אינטרנט משלו ולהעלות אליו תכנים - תמונות, סרטונים וליצור קשר עם חברים אחרים. הרשתות החברתיות משמשות תשתית לשמירה על קשרים וליצירת קשרים חדשים לצרכי חברה, עבודה, משפחה, שיווק, פרסום ועוד. בעצם ניתן לחלק לרשת חברתית "חברתית" ורשת חברתית "מקצועית".

שיווק ויראלי הוא מסר שיווקי המועבר מפה לאוזניים ומתפשט באופן דומה להתפשטות וירוס. קשריםחלשים - מסייעים למעבר הויראלי של המסר השיווקי בין רשתות שונות. זה כולל המלצות מפה לאוזן, שיתוף חוויית המוצר או השירות ...

התועלת בפרסום בפייסבוק - כאשר הלקוחות לא סתם צופים בפרסומת אלא ממליצים עליה ("לייק") הם הופכים לשותפים להפצה בכך שהם גם מעבירים אותה לחברים באופן אוטומטי.

לסיכום, שיעור מעניין שמראה תחומים חמים וחדשים בנושא השיווק ופרסום באינטרנט בשילוב תועלות נוספות של בלוגים ומיתוג אישי באמצעותם. וזו רק ההקדמה.. :) 

ויקיפדיה וקהילות ידע בארגונים

או יותר נכון - ויקי (WIKI) בארגונים.

ויקיפדיה היא פרויקט ניהול מידע וידע המוצלח והנפוץ ביותר בהיסטוריה האנושית.
אולי לא הכרתם את זה - במבנה הדף תוכלו לבחור באפשרות "הצגת מקור" ובאפשרות "גרסאות קודמות".
יש אפשרות "שיחה" לגבי תוכן במחלוקת ובסרגל בצד יש ניווט.

תכונות עיקריות

• כתיבה ע"י מספר "תורמים"
• שמירה אוטומטית של הגרסאות, כלומר כל שינוי או עדכון ערך -נשמר
• אפשר להשוות תוכן גרסאות ולראות את השינויים
• לכל עדכון מופיע מי ביצע את העדכון
• תוכן במחלוקת ניתן ללבן בדף 

ויקי זה פלטפורמה פשוטה לכתיבה משותפת של תכנים מבוססת על טכנולוגיה כמו או בדיוק של ויקיפדיה עצמה.

הויקי מאפשר קיום אינטראקציה ארגונית בתוכן פשוט ונוח.

הדגמת שימוש בויקי

ויקי ארגוני מורכב מדפים, כשכל דף הוא ערך בפני עצמו. ערך יכול להיות ערך אנציקלופדי כמו בויקיפדיה כמו "לונדון" או "אבולוציה". הדף יכול לרכז את כלל החומרים בנושא מסוים בתוך הארגון, גם בהקשר אופרטיבי - למשל "תכנית עבודה לאגף ייצור", "אמנת צוות שירות לקוחות". דף יכול להיות גם דף מידע ארגוני לפנים הארגון או ללקוחות מבחוץ. בעצם, כל דבר שאפשר לכתוב על דף נייר - אפשר לכתוב כערך בוויקי. 

יתרונות

• פשוט וקל לשימוש, נוח ואינטואיטיבי
• מאפשר הוספה ועריכה של תכנים ע"י מספר כותבים בקלות
• המידע נשמר בהקשר המתאים
• אפשר להשאיר תוכן חלקי
• ניתן להשתמש בהרשאות
• שמירת גרסאות אוטומטית עם אפשרות השוואה
• שמירה אוטומטית על שרת
• גישה דרך דפדפן
• קיים מנגנון חיפוש פנימי

שימושים אפשריים בארגון

• אנציקלופדיה / מילון לארגון
• בניית מאגר ידע מקצועי
• כלי תפעולי למרכזי שירות
• תיעוד טכני, מדריכי שימוש ועוד

מה ההבדל? ויקיפדיה פתוח לכל העולם וכל אחד יכול לכתוב, המטרות לא אחידות וזה רק אנציקלופדיה. בארגון יש הרשאות, רק עובדים מורשים והמטרה משותפת, הויקי הארגוני הוא גם אנציקלופדיה וגם כלי.

סדרת סרטוני הדרכה בהקמת ויקי ארגוני

קהילות ידע

זרימת הידע בארגון מתבצעת בחלקה הגדול באמצעים לא פורמליים כגון דיונים מקצועיים, שיחות, הדגמות ועוד, אבל התרומה של עובדים להגדלת הידע הארגוני היא "התנדבותית". דרוש אמצעי לשיפור תהליכי זרימת הידע הלא פורמלי, כולל בין עובדים מיחידות שונות או כאלו הנמצאים במיקומים גאוגרפיים שונים.

לימוד קולקטיבי וירטואלי ופנים אל פנים - לימוד בקבוצה, תקשורת רב-אישית - תקשורת רב-אישית רב-כיוונית באינטרנט כמו רשתות חברתיות. כמו Waze - כשמורידים את האפליקציה, הופכים לחלק מקהילת נהגים מקומית שמאחדים כוחות להשגת ניווט מושכל, וביחד חוסכים זמן ומשפרים את מסלול הנסיעה היומיומי של כולם.

 קהילת ידע היא קבוצה של אנשים שיש להם נושא משותף כלשהו - מקצועי או ניהולי - ומרצונם החופשי משתפים ידע בצורה המאפשרת הפרייה הדדית ולמידה קבוצתית. תהליכי שיתוף הידע מתבצעים ברובם בתקשורת - מפגשים ופעילויות וירטואליות.

קהילות הידע הופכות את הידע הרלוונטי להן לחלק בלתי נפרד מפעילותן ומשמשות למעשה כמאגר ידע דינמי. קיים פוטנציאל לפיתוח המקצועי של העובדים ובעקבות זאת לתרום ליכולת העסקית של הארגון. קהילות ידע בארגונים מאפשרות לאנשי מקצוע לדון בפרויקטים המתבצעים בארגון ולבחון בעיות נפוצות, הצעות ייעול, רעיונות חדשניים ועוד, במטרה לייעל ולשפר את תהליכי העבודה.

רשתות קשרים חברתיים

להלן סיכום מתומצת של הרצאה 7 בנושאים פורטלים ארגוניים ורשתות חברתיות (עם מספר עובדות שימושיות).

רשתות קשרים וחברים:
איך העולם נהיה שטוח? סקירה היסטורית על דור האינטרנט -
הכל התחיל במשהו ממשלתי עם מעט אנשים - Email.
דור 2 - האינטרנט הציבורי.
דור 3 - האינטרנט החדש - מקושרים תמיד, יש אינטרנט למשתמש הפרטי.
דור 4 - מדובר על 100Mbps - 1Gbps --> שינויים מהירים.

תורת הגרפים - הגדרות בסיסיות:
n - מספר החברים / הצמתים / האמצעים

• חוק סרנוף Sarnoff כוחה של הרשת - תקשורת חד כיוונית - כמו טלוויזיות. כוחה של הרשת תלוי אך ורק במספר החברים ברשת (מספר מכשירי הטלוויזיה - n)
• Metcalfe's Law - קשר דו כיווני - כמו טלפונים. בין שני טלפונים יש קשר אחד. בין חמישה טלפונים יש 10 קשרים. כשזה מגיע לערכים גדולים יותר, מספר הקשרים כאן שואף ל - n^2.
•  Reed's Law - רשתות גדולות במיוחד - כמו רשתות חברתיות. מספר אקספוננציאלי של קשרים (בערכים גדולים זה שואף ל- 2 בחזקת n קשרים - כל אחד מתקשר עם כל אחד).

ניסוי מיליגרם:

רוצים ליצור קשר עם אדם כלשהו בעולם - אם מתחילים מאדם אקראי אחר, כמה אנשים נוספים צריכים לעבור כדי למצוא אדם שמכיר ויכול ליצור את הקשר?

המספר הממוצע היה 5.5 - צריכים להגיע דרך 6 אנשים כדי להגיע לכל יעד בעולם.

חוזק קשרים ברשתות חברתיות:

• חוזק קשר בין אישי הוא שילוב של הזמן, העוצמה והאינטימיות בקשר (כמה מכירים אחד את השני).
• קשר חזק בין A ל- B מתאפיין בחפיפה גדולה של חברים משותפים.

רשת מסוג עולם קטן:

אלה קבוצות קטנות עם קשרים חזקים בתוך הקבוצה וקשרים חלשים לחברים בקבוצות אחרות.

למשל: קבוצת שחקני קולנוע ששיחקו יחד באותו סרט.

האם הרשת אקראית? כנראה שלא, היא נקראת "רשת חסרת סקלה".

בהתפלגות "חסרת סקלה" אין מספר קישורים אופייני לכל צומת. היא מאופיינת עם הרבה חברים ומעט קשרים ומעט חברים עם הרבה קשרים. לדוגמה - רשת האינטרנט, שמורכבת מחברים בעלי שונות גבוהה מאוד - חברים עם קשרים בודדים ועד חברים עם מספר עצום של קשרים (אלפים ואפילו עשרות אלפים).

רוב הרשתות האמיתיות בפועל הן רשתות חסרות סקלה. אין מספר קשרים אופייני ויש צומת מרכזי עם הרבה קשרים. דוגמאות: דפי אינטרנט, חיבורי ראוטרים, מדענים בעלי חיבור משותף של עיתונים ואפילו קשרים מיניים בין אנשים.

עמידות של רשתות בפני התקפה:

במקרה שמשהו ייפגע - יהיה משהו תחליפי. רשת חסרת סקלה היא עמידה מאוד בפני התקפות, בגלל הצמתים (החברים) המרכזיים שמקושרים להמון צמתים אחרים. בעיה אחת - אם פוגעים בצומת מרכזי, נדפקנו, אבל אם המתקפה אקראית אז הסיכויי נמוך לפגוע דווקא בצומת מרכזי, כי יש מעטים כאלה.

חשיבות הקשרים החלשים:

כל עולם קטן קשור לעולם אחר בקשר חלש. הבסיס - הקשרים החלשים עוזרים להגיע לעולמות, קהלים וצמתים, שלא מגיעים לשם בזכות קשרים חזקים.

השפעה קולקטיבית של קשרים חלשים - 10 חברים קרובים (קשרים חזקים) ו- 100 "סתם חברים" (קשרים חלשים) לאדם מסוים. נניח שהסיכוי שחברים קרובים ישתפו משהו הוא 50% ושל "סתם חברים" הוא 15%. התוצאה - הסיכוי לשיתוף משהו מקשרים חלשים גדול בהרבה מהסיכוי לשיתוף מקשרים חזקים.

ואיך זה חשוב למדע? תוצאות שפורסמו בכתב העת New Scientist במאי 2011 על חשיבות יחסית של תרומות משתתפים בקהילת ידע בינלאומית של מתמטיקאים שהוקמה כדי לפתור בעיה מסוימת - פרויקט Polymath1. כנראה שזה עזר...

הערך המוסף של הרשתות החברתיות בארגונים:

המידע והידע נמצאים ברשתות - במערכות המידע, בתכנים לסוגיהם ובראשים של העובדים.

קיים צורך ארגוני בסיסי לאפשר לאנשים הנכונים גישה אל המידע והידע הנכונים, במקום בזמן ובהקשר המתאימים. עובד המחפש מידע, רוצה לקבל במקום אחד את כלל המידע המתייחס ללקוח, פרויקט, מוצר או אירוע מסוים. יכולת אגרגציה של כלל המידע אפשרית, כאשר יש הפרדה בין המערכות הארגוניות השונות בהן נאגר המידע לבין האחזור והתצוגה של התוצאות.

באמצעות טכניקות וכלים של ניהול ידע, ניתן למצוא תכנים בהקשרים רלוונטיים, ויש את היכולת להתייעץ עם אנשים נוספים - לשאול שאלות ולקבל תשובות, להעלות רעיונות ולקבל משוב ועוד.

הערך המוסף של הרשתות הוא ההיעזרות בידע סמוי של אנשים, באנשים לאיתור תכנים ובתכנים לאיתור אנשים!

מה זה פורטל ארגוני?

אוסף אתרים כדוגמת אתרי האינטרנט תחת מטרייה ארגונית אחת, כולל דף בית דרכו ניתן להגיע לכל אתרי המשנה. זו מסגרת לריכוז פעילויות כאשר התפריטים נגישים מכל מקום. ניתן להגדיר פורטל גם כפתרון - אתרים מתקדמים המשלבים בתוכם נתונים, מידע וידע. הפורטל מכיל אתרים ותכנים לפי יעד.

דף הבית, שער הכניסה הראשי לארגון, משמש במה להנהלה, לנציגי העובדים ולעובדים. הוא אידיאלי להעברת מסרים כלליים וניהול הידע נעזר בדף הבית לשיווק פעילות הידע הארגונית.

הפורטל מכיל קהילות ידע בנושאים מוגדרים, אתרי ויקי ארגוני, ניהול מסמכים וסביבת עבודה.

התצוגה והניווט אחידים עם התאמה אישית, איסוף ואחזור מידע, אפשרויות שיתוף ומאפשר זרימת עבודה מסודרת של נתונים ומידע לפי חוקים ארגוניים שנקבעו מראש.

פורטל מוצלח הוא כזה שהמשתמשים מרוצים - מרגישים שיפור ביכולת התפקוד שלהם, קבוצות משתמשים אחרות נלחמות על קדימות בהקמת פורטל לצרכים שלהן ויש הצדקה עסקית (ROI, החזר השקעה).

ניהול תכנים בארגונים

מהו תוכן דיגיטלי?

זהו מידע דיגיטלי שנמצא בתוך מיכל מתאים (קובץ), שעטוף בשכבת נתונים (מאפייני תוכן הקובץ) המאפשרים שימוש נוח בו. את הקובץ ניתן לאחזר על סמך המאפיינים, ולפעמים גם בעזרת התוכן.
התוכן הארגוני נמצא בפורמט דיגיטלי או במידע מודפס / נייר.
מידע ארגוני דיגיטלי קיים בתצורת "מידע מובנה" המאורגן באופן מסודר בתוך בסיסי נתונים
(כמו מערכת ERP), והוא קיים בתצורת "מידע לא מובנה" - כמסמכים בודדים או קבוצות מסמכים הנמצאים במקומות שונים בארגון
(כמו קבצי אופיס וסרטונים).

חשוב ראשית להבדיל בין מספר הגדרות בסיסיות:

• מסמך - קובץ דיגיטלי המכיל מידע ו/או נתונים.
• רשומה - (לא מה שאתם מכירים) מסמך בעל מאפייני חובה ההופכים אותו למסמך קביל חוקית (בעל משמעות רשמית / משפטית).
• חתימה אלקטרונית - 
• מאובטחת - חתימה באמצעות הצפנה א-סימטרית.
• מאושרת - חתימה מאובטחת אשר מקבל המסר החתום זיהה ע"י גורם מוסמך שאישר חתימה תקינה.
• מסמך ממוחשב - עונה על שני התנאים:
• נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים.
• חתום ב"חתימה אלקטרונית מאושרת" או ב"חתימה אלקטרונית מאובטחת".
• ניהול קבצים - מדבר על היררכיה וקיבולת אחסון (File management).
• ניהול מסמכים - מדבר על בקרה אפקטיבית על המסמכים (Document management).
• ניהול רשומות - מדבר על מעקב החלטות ופעולות עסקיות (Records management).
• ניהול תכנים - טיפול בהתאם לכללים המתאימים בכל הקבצים הדיגיטליים המכילים תוכן בר-משמעות, לא רק במסמכים. דוגמה: קבצי שמע, קטעי וידאו...

אז מה הצורך בכלל? צורך פנים ארגוני - לא תרצו לעבוד כך:

או כך...

שימו לב, מלבד ניהול תקין, שימור ידע גלוי, מידע על קיומם של המידע והידע שכבר נצברו בארגון ומניעת חזרה על עבודות שבוצעו בעבר - הצורך בניהול המסמכים רלוונטי מאוד בתמיכה בתהליכים לזרימות עבודה וניהול איכות כמו הסמכה של מעבדת או צרכים משפטיים שונים... קידום הארגון לכיוון משרד נטול נייר יהווה צעד לקראת ארגון ירוק יותר ויביא לחסכון כספי (פחות נייר, פחות מדפסות, ארונות ושטח חדרים לאחסון מידע).

אז ברור שרשומה צריכה להיות מהימנה, מקורית, שלמה ונגישה ובהקשר שמור.

בקרת תיעוד - אישור מסמכים והוצאתם לאור, שיטה להבטחת זמינות של גרסאות מעודכנות של מסמכים, שמירה וסימון גרסאות מסמכים שאינם בתוקף - לצורך שמירת מידע או מטעמים חוקיים.

בקרת רשומות - קיימים נהלים לזיהוי, איסוף, קטלוג, גישה, מילוי, אחסנה, תחזוקה וסילוק של רשומות איכות ורשומות טכניות, והנהלים כוללים גם דרישה שיהיה ניתן לקרוא אותן, אחרת מה זה שווה? קיימים נהלים להגנה וגיבוי, מניעת שינויים לא מאושרים וכו'.

"תוצאות סקר מראות שעובדי ידע מבזבזים יותר מ-20% מזמנם בפעולות הקשורות למסמכים"

אהה ספרו לי על זה...בזבוז זמן! איסוף וארגון תגובות, איחוד מידע מכמה מסמכים, השקעת זמן במסמכי נייר, איסוף וארגון מידע מטפסים, אי אפשר למצוא מסמכים, בעיות גרסאות ומה לא!

MetaData יכול לסייע

"נתונים על נתונים" - ובעברית: מאפיינים. יכול להיות מאפיינים של מערכת הקבצים או מאפיינים של התוכן עצמו.

• MetaData יכול להוסיף אינפורמציה שאינה כתובה בתוכן עצמו, אשר עשויה לסנן בחיפוש את התוצאות המתאימות בלבד. לדוגמה - שדה תאריך, שם הכותב, שם פרויקט, שם יחידה ארגונית... 
• MetaData יכול לסייע באחזור המידע (איתור ושליפה).
• MetaData מוצלח הוא כזה שמביא לידי ביטוי את ההקשר שבמסגרתו נכתב המסמך הרלוונטי.

הצורך בשפה אחידה - (אין מה להיבהל) טקסונומיה, אונטולוגיה ופולקסונומיה בארגונים

• טקסונומיה - אוסף מונחים המקובלים בארגון
• אונטולוגיה - מפת הקשרים בין המילים המדוברות בארגון
• פולקסונומיה - תיוג ע"י משתמשים. כמו ענן תגיות.

(כמו שאמרתי, פשוט)

ניהול תכנים ארגוני - ECM

המונח ECM מתייחס לאסטרטגיה להתמודדות עם כל סוגי התוכן הארגוני ולמוצרי תוכנה לניהול כל מחזור חיי התוכן הארגוני. הבסיס לצורך הוא שמירת התכנים - המידע המובנה - בבסיסי נתונים וכן לטיפול בתכנים אחרים שנוצרות כתוצאה מתיעוד (טקסטים, גרפים וכו') הנוצרים בתוכנות שונות או מיובאים לארגון ממקור חיצוני.

ניהול תכנים ארגוני הוא תהליך מסודר של טיפול בכל התכנים הארגונים, כולל ביצוע עקבי של רישום ותיעוד באופן המאפשר שימור התכנים ואחזורם. ניהול תכנים טוב שומר את המידע הארגוני בצורה נוחה לשימוש.

נשמע פשוט? התכנון לכך הוא לא כזה פשוט. איך נקבע מה מסמך ומה רשומה? או מה יהיה מערך ההרשאות? איך נטפל באימייל שמתקבל? איפה נשמור? אמצעי גיבוי? ומה לגבי שרידות, סידור? איך נתייחס למסמכים הנדסיים? ואיך נמצא מה שנרצה??

יש לנו הרבה אתגרים. מערכת ניהול מסמכים תעזור לאגור את המסמכים במקום מרכזי ונגיש, תמנע ריבוי גרסאות, תשמש כמקור יחיד לגרסה עדכנית ביותר וכך גם תקטין משמעותית את נפח האחסון והעומס על מערכות התקשורת הארגונית, ע"י משלוח קישורים במקום מסמכים.

דגשים לתכנון ויישום מערכת לניהול תכנים בארגון:

- הניהול המרכזי - על בסיס ניתוח תהליכי היצירה והשימוש במידע

- בניית חתכי אחזור בהתאם להקשרים בהם המידע נדרש

- המטרה היא שימוש בתכנים, ולכן יש לשים דגש לאחזור התכנים

- מידע נלכד במקום בו הוא נוצר, ומסופק במקום בו הוא נדרש

- כל פריט מידע נמצא במקום פיזי אחד, אבל ניתן להגיע אליו במגוון הקשרים

- קיימת הפרדה בין המידע לתצוגות שלו

איך נתייחס לדואר אלקטרוני? בארגונים רבים מיילים מהווים נדבך מרכזי, אבל שילוב שלהם במערכת ניהול מסמכים מחייב מספר החלטות: בחירת המיילים שיועלו למערכת, מי מעלה, מה עושים עם קבצים מצורפים ואיזה שרשורים נדרש להעלות.

לסיכום

כיום בארץ ארגונים רבים אינם מנהלים את המסמכים בארגון, וכתוצאה מכך ידע רב אינו מנוצל ותהליכים רבים מומצאים מחדש. בחלק מהארגונים בישראל קיימים "איים" של מאגרי מסמכים הנמצאים רק ביחידות בהם חובה לנהל מסמכים. יש ארגונים בהם המסמכים מנוהלים במערכות תפעוליות שונות ואין קישור ביניהן - כמו תכנוני ייצור ששמורים במערכות תכנון וגם במערכות ה-ERP השולטות על הייצור. אם הצלחתם להבין את החשיבות בניהול אפקטיבי של התוכן בארגון - עשיתי את שלי :) 

רישום פטנטים, חכמת ההמונים ומיקור המונים

חשיבות הקניין הרוחני ובניית ערך לחברות
כשמתייחסים לקניין רוחני - מתייחסים לפטנטים.
פטנט - נכס ערטילאי ולא מוחשי, אך מהווה מרכיב בהערכת שווי שוק של חברות. בכל מדינה יש להגיש בקשת בחינה בתקווה לקבלת פטנט, כלומר הוא שייך למדינה שבה הגישו.

הפטנט חייב להיות חדש בערך המוחלט. צריך לבדוק את העניין, כי אם מישהו פרסם בקשה בעולם,
זה לא יכול להיות פטנט.
למעשה, ברגע שהרעיון התפרסם, עלה לאוויר בצורה כלשהי והמידע לא בשליטת האדם המבקש -
לא ניתן לרשום כפטנט.

הפטנט - מקנה בלעדיות לבעל הפטנט, ורק באישורו ניתן לבצע שימוש ברעיון. ברוב המקרים הפטנט הוא בעל צורך קיומי - כלי הגנתי וכלי שיווקי - שעוזר לחדור לשווקים ולמכור את הרעיון.
כיום חלק גדול של חברות כמו מייקרוסופט, קוקה קולה, גוגל ורבות מחברות ההיי-טק,
ערך גדול משוויין מקורו בנכסים שאינם מוחשיים כגון פטנטים, סימני מסחר והתמחות טכנולוגית.

PCT - האמנה לשיתוף פעולה בפטנטים - רשות בוחנת בינלאומית. 
אמנה בינלאומית, המאפשרת בבת אחת להגיש לכמה ארצות.

למה לבקש פטנט? 
כל המצאה היא תוצאה של השקעה כזו או אחרת. השחקנים העיקריים - החברות הגדולות שעושות מחקר ופיתוח (שהוא מאוד יקר) ותעשיית התרופות, הממחישה זאת בצורה בולטת, שעבורה הכנסה של תרופה מוגנת היא של כמה מיליארדים בשנה. הערך של ההמצאה גבוה יותר אם הוא מוגן בפטנט.
קניין רוחני הוא נכס אסטרטגי לחברה, שיכול מצד אחד להזניק את ערך החברה ויכול מצד שני לרסק חברות גדולות.

שכירים - נדרש קיום של שני תנאים כך שהמצאתם תהיה שייכת לבעלים (המעביד):
אם ההמצאה קשורה למקום העבודה (1) והיא נוצרה עקב העבודה (2) - זו המצאת שירות.

ההמלצה - להתחבר לכוחות שעושים סינרגיה - כאלה שמשלימים את מה שנדרש. לחדשנות הטכנולוגית לא יהיה ערך ללא ליווי משפטי שמגדיר בצורה מאוד מדויקת את ההמצאה.

בישראל:

• עיקר הנכסים של חברות היי-טק רבות.
• הינם בלתי מוחשיים הכוללים - ידע, טכנולוגיה, פטנטים ומשאבי אנוש.
• כללי החשבונאות המקובלים לעיתים מוגבלים בביצוע הערכת שווי נכסים אלה.
• הדרכים להערכת שווי החברה - הם שווי שוק משוער או השוואה לחברות דומות.

ההון האנושי בישראל הינו הנכס החשוב ביותר בו יש למדינת ישראל יתרון משמעותי. ניתן לראות על פי פרמטרים בהם נמדד הון אנושי, כי יש תמונה ברורה ומובהקת לגבי יתרון זה. בכל תחום תעשייתי עתיר טכנולוגיה, המבוסס על הון אנושי, לישראל יהיה יתרון, כפי שבא לידי ביטוי בתעשיית ההיי-טק בשנים האחרונות.

ולסיום, כמה עובדות מעניינות:

• חברת IBM בשנת 2001 הכניסה 1.9 מיליארד דולר מרישוי פטנטים ותגמולים.
• ב-2011 רכשה גוגל את מוטורולה מוביליטי תמורת 12.5 מיליארד דולר עבור 15,000 פטנטים רשומים של מוטורולה (עסקה שאפשרה לגוגל להתחרות באפל).
• במדינות ה-OECD היה התוצר מקניין רוחני 345 אלף דולר לנפש ב-2000, לעומת 76 אלף דולר לנפש מהערך היצרני ו- 9000 דולר לנפש ממשאבים טבעיים.

חכמת ההמונים

בהינתן התנאים הנכונים, סה"כ של ההמון יותר חכם מהאנשים הכי חכמים שבתוכו. 

אף אחד אינו יותר חכם מכולם.

דוגמה: בתכנית מי רוצה להיות מיליונר

% הפעמים בהם החבר הטלפוני ענה תשובה נכונה - 65%

% הפעמים בהם הקהל באולפן ענה תשובה נכונה - 91%

פתרון בעיות באמצעות "חכמת ההמונים" -

מנצלים ידע שקיים אצל בודדים בקבוצה (גדולה) של אנשים לצורך פתרון בעיה באופן קולקטיבי.

תנאים להצלחה:

• מגוון דעות - לכל משתתף יש (לפחות) מעט מידע פרטי ובלתי תלוי.
• עצמאות ושונות מחשבתית - לקבוצה הומוגנית אין משמעות כמו של אוסף של יחידים, כי בד"כ דעות החברים דומות. מה גם שבאופן לא מודע יש לחץ על החברים בקבוצה הומוגנית שחושבים "להתיישר" עם הקבוצה.

סוגי הבעיות היכולות להיפתר באמצעות חכמת ההמונים:

1. בעיות אבחנה - כמה סוכריות בצנצנת, איזה מוצר יצליח...
2. בעיות שיתוף פעולה, לגרום לאנשים לעבוד יחד - פיתוח משותף של התכנה LINUX...
3. בעיות קואורדינציה - בעיות הדורשות מחברי הקבוצה לתאם את פעולותיהם - כיצד לנהוג בשעת עומס תנועה? מה / כמה המפעל שלי צריך לייצר? (דוגמת ZARA)

CrowdSourcing = Crowd + Out sourcing -גיוס המונים כדי לייצר עבורנו את העבודה.
ברשתות גדולות כמו אינטרנט ניתן לנצל ולהשתמש בידע וביכולת הביצוע של החברים ברשת. 

(Crowdsourcing)

דוגמה למיקור המונים:
Galaxy Zoo - ביצוע "עבודות זעירות" בהתנדבות. גן חיות של הגלקסיה. הטלסקופים החדשים מוציאים המון מידע, ונדרשת עין של בן אדם (המחשבים לא יכולים לעשות בעצמם) יש שני סוגי גלקסיות - ספיראלית ואליפטית. מלמדים ברמה בסיסית והאדם צריך להגיד מה זה מהשניים (כל אחד עוזר קצת).

לסיכום, השיעור כלל שני נושאים עיקריים מעניינים מאוד D: